Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi rachunkowe, mają obowiązek sporządzania regularnie sprawozdań finansowych. Sprawdź, jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, co dokładnie zawiera, a także jakie terminy obowiązują firmy.
Spis treści:
- Sprawozdanie finansowe – co to jest?
- Jakie informacje wchodzą w skład sprawozdania finansowego?
- Kto jest zobligowany do złożenia sprawozdania finansowego?
- Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
- Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
- Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego
Transparentność działalności gospodarczej to jeden z najważniejszych elementów każdego biznesu. Dowodem na przejrzyste prowadzenie biznesu może być sprawozdanie finansowe. Dowiedz się wszystkiego na jego temat i zadbaj o dobry wizerunek Twojej firmy.
Sprawozdanie finansowe – co to jest?
Sprawozdanie finansowe to dokument, który opisuje aktualną sytuację budżetową przedsiębiorstwa. Aby mogło ono trafić do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), powinno być odpowiednio uporządkowane, a przede wszystkim kompletne. Dokument obejmuje ostatni rok obrachunkowy i musi zostać sporządzony zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości (UoR) lub Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej.
Powyższy dokument świadczy o transparentności firmy i wskazuje m.in. czy jest ona stabilna. Dzięki dokumentom tego typu łatwiej wybierzesz rozwiązania pomagające uniknąć problemów z zachowaniem płynności finansowej, ja np. rozważyć faktoring czy odnawialną linię kredytową jako formę zabezpieczenia przed niewypłacalnymi kontrahentami.
Jakie informacje wchodzą w skład sprawozdania finansowego?
Podstawowe wymogi formalne, jakie musi spełnić sprawozdanie finansowe to opracowanie dokumentu w języku polskim oraz podanie danych w złotówkach. Co do treści musi zawierać ono:
- bilans – stan aktywów oraz pasywów wykazany w dokumencie musi być aktualny na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy;
- rachunek zysków i strat – należy oddzielnie wykazać przychody, poniesione koszty oraz finalny zysk bądź stratę. Osobno trzeba wykazać obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy;
- informacje dodatkowe – w tej części powinno się zawrzeć informacje na temat praktykowanych zasad rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.
Informacja dodatkowa jest wbrew pozorom istotnym elementem dokumentu, dlatego nie wolno go pominąć. Do całości należy również dołączyć niezbędne załączniki, takie jak:
- uchwała, która zatwierdza wszystkie dokumenty sprawozdania;
- uchwała o podziale zysków bądź pokryciu straty;
- jeśli jest wymagane, należy dołączyć sprawozdanie z działalności;
- jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu, należy dołączyć opinię biegłego rewidenta. (1)
Kto jest zobligowany do złożenia sprawozdania finansowego?
Jak już wspomnieliśmy we wstępie, nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek składania sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe jest obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe.
W tym miejscu można wyróżnić rodzaje działalności gospodarczej, które z definicji zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych ze względu na status prawny lub osiągniętą wysokość przychodów. Kluczowy jest zatem próg rocznego przychodu, który przekracza równowartość 2 000 000 euro.
Niemniej na prowadzenie ksiąg rachunkowych, a tym samym obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego może zdecydować się każda firma, nawet jednoosobowa działalność gospodarcza. Dlatego właśnie nie forma działalności jest istotna, a sposób prowadzenia ewidencji księgowej.
Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek tworzenia sprawozdań objął również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, ale będące podatnikami CIT, czyli takie podmioty jak: fundacja, stowarzyszenie czy związek zawodowy.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Od 1 października 2018 roku w Polsce sprawozdanie finansowe można przygotować wyłącznie w formie elektronicznej. Tzw. e-sprawozdanie musi mieć odpowiednią strukturę oraz format, co reguluje Ministerstwo Finansów. Dokument musi zawierać:
- niezbędne, wymienione wcześniej dane w określonej strukturze i w formacie pliku XML;
- podpis w postaci podpisu kwalifikowanego, podpisu elektronicznego lub podpisany profilem zaufanym.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Skoro wiesz już, jak złożyć dokumenty, warto wiedzieć również, kto je podpisuje. Zgodnie z przepisami odpowiedzialny jest za to kierownik jednostki lub osoba, której zadaniem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy. Jeśli podmiotem kieruje organ wieloosobowy, podpis konieczny jest w przypadku przynajmniej jednej z tych osób. Pozostali muszą złożyć oświadczenia, że dokument spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe podpisem kwalifikowanym?
W tym celu należy użyć odpowiedniego oprogramowania oraz formatu podpisu XAdES. Struktury sprawozdań możesz znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów. Cały proces można zrealizować w bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, która również dostępna jest na stronie ministerstwa. (2)
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Często w firmach nie ma jednej osoby decydującej. Zatem kto zatwierdza sprawozdanie finansowe? Jest to zadanie odpowiednich organów, czyli np. wspólników w firmie czy właściciel JDG.
Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego
Istotna jest również kwestia tego, jaka może być kara za niezłożenie sprawozdania finansowego. Każda firma zobligowana do sporządzenia go ma na to 15 dni od dnia zatwierdzenia dokumentu. Termin na złożenie sprawozdania finansowego upływa po 3 miesiącach od zamknięcia roku obrotowego.
Jeśli terminy nie zostaną dotrzymane, na przedsiębiorstwo może zostać nałożona grzywna lub zostanie wszczęte postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do rejestru bez prowadzenia postępowania likwidacyjnego. Kodeks postępowania cywilnego, a dokładnie art. 1052 mówi, że
„w jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż piętnaście tysięcy złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać miliona złotych.”
Źródła:
(1) https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00245#6
(2) https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/643
(3) https://firma.rp.pl/ksiegowosc/art36350201-konsekwencje-niezlozenia-sprawozdania-finansowego-do-krs
