Nawet 53% polskich przedsiębiorców uskarżą się na zatory płatnicze wynikające m.in. z nieterminowego regulowania należności przez kontrahentów – tak wynika z badania przeprowadzonego przez KerallaResearch na zlecenie BIG InfoMonitor. Nierzetelność kontrahenta to duża niedogodność, która może prowadzić do poważnego zachwiania równowagi finansowej. Nie możesz tej kwestii zlekceważyć – musisz podjąć działania, które zmotywują klienta do uregulowania należności. Przeczytaj ten artykuł i poznaj sposoby działania oraz rodzaje wezwań do zapłaty, którymi możesz posłużyć się w takiej sytuacji.
Zatory płatnicze wpływają negatywnie na płynność finansowa, wywołując tzw. efekt domina. Firma, która nie otrzymuje pieniędzy na czas, ma problem z terminowym regulowaniem swoich zobowiązań, np. wobec ZUS czy dostawców. To z następnie prowadzi do zatorów płatniczych kolejnych podmiotów – i tak koło się zamyka. Aby nie dopuścić do najgorszego scenariusza, jakim jest ogłoszenie upadłości, należy podjąć natychmiastowe działania w momencie, gdy termin płatności faktury został przekroczony.
To musisz wiedzieć, zanim rozpoczniesz jakiekolwiek działania związane z windykacją klienta:
- Kim jest dłużnik, a kim jest wierzyciel?
- Komunikacja z dłużnikiem
- Rodzaje wezwań do zapłaty (zwykłe, ponaglające, przedsądowe, pismo w sprawie braku kontaktu)
- Podstawa prawna wezwania do zapłaty
- Jak zareagować na odpowiedź dłużnika?
Kim jest dłużnik, a kim jest wierzyciel?
Działania zmierzające do odzyskania należności wynikających z faktury będą nieodłącznie wiązać się z pojęciem dłużnika oraz wierzyciela. Warto więc poznać znaczenie tych definicji.
- Dłużnik to osoba fizyczna lub prawna, która zobowiązana jest do uregulowania długu – należności pieniężnych lub rzeczowych wobec innej osoby fizycznej lub prawnej.
- Wierzyciel to osoba fizyczna lub prawna, która ma prawo domagać się spłaty należności od dłużnika – na podstawie obowiązującymi pomiędzy obiema stronami stosunków prawnych.
Komunikacja z dłużnikiem – ważny dowód na istnienie obowiązku uregulowania należności
Nie zawsze jesteś w stanie przewidzieć, jak będzie przebiegać współpraca z danym kontrahentem. Chociaż nie możesz z góry zakładać, że za klientem będzie „ciągnąć się” niezapłacona faktura, warto przygotować się na taką ewentualność. Przeczytaj więcej na temat tego jak zapobiec takim sytuacjom w naszym artykule: „7 sposobów na zwiększenie terminowych płatności faktur”.
Istotną rolę odgrywa dokumentowanie komunikacji. Zachowanie historii korespondencji mailowej może okazać się skutecznym i wiarygodnym dowodem w razie procesu sądowego. Zanim jednak do niego dojdzie, warto podjąć inne działania zwiększające szanse na odzyskanie zaległej należności.
Niezapłacona faktura – i co dalej?
Doświadczenie przedsiębiorców pokazuje, że im później zostaną podjęte działania związane z odzyskiwaniem należności, tym mniejsze szanse na to, że niezapłacona faktura wreszcie zostanie uregulowana. Postępowanie na drodze sądowej to zwykle ostateczność, jeśli dłużnik uchyla się od spłaty należności wynikającej z wystawionego dokumentu sprzedażowego. Wcześniej należy przekazać kontrahentowi wezwanie do zapłaty
Wezwanie do zapłaty – rodzaje
Wezwanie do zapłaty zawsze ma formę pisemną – najlepiej, jeśli wierzyciel wysyła pismo listem rejestrowanym. Dzięki temu otrzyma potwierdzenie, że dłużnik odebrał dokument i zapoznał się z jego treścią. Skuteczna windykacja należności uwzględnia następujące rodzaje wezwań do zapłaty:
Subskrybuj darmowy newsletter – nie przegap cotygodniowych wskazówek dla przedsiębiorców!
- wezwanie do zapłaty zwykłe
Jest to pierwsze wezwanie do zapłaty, które przypomina o upływie terminu płatności faktury. Takie pismo można wysłać w formie e-maila, podając takie informacje jak: numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, kwotę należności. Należy także poinformować o konieczności uregulowania zobowiązania w konkretnym terminie.
- wezwanie do zapłaty ponaglające
Wezwanie do zapłaty ponaglające to pismo, które należy wysłać w momencie, gdy minął termin płatności faktury wynikający ze zwykłego wezwania do zapłaty. Poza standardowymi informacjami, należy ustalić nowy nieprzekraczalny termin płatności oraz poinformować o konsekwencjach braku odpowiedzi na wezwanie, takich jak odsetki za niezapłacenie w terminie.
- pismo o braku kontaktu
Pismo o braku kontaktu to kolejny krok, jeśli wezwania do zapłaty nie przynoszą oczekiwanych efektów. Tego rodzaju dokument stanowi dowód na podjęcie prób komunikacji z kontrahentem. Pismo powinno zawierać informacje o dotychczasowych sposobach kontaktu z dłużnikiem w celu wyjaśnienia braku płatności za fakturę, a także informacje o możliwościach kontaktu z wierzycielem. Należy także dodać informację o konsekwencjach w razie dalszego braku komunikacji.
- przedsądowe ostateczne wezwanie do zapłaty
Ostateczne wezwanie do zapłaty (tzw. przedsądowe wezwanie do zapłaty) to już ostatni polubowny krok w stronę odzyskania należności. Tego rodzaju pismo powinno zawierać dane dłużnika, kwotę zadłużenia oraz informację o naliczaniu odsetek za niepłacenie w terminie. Trzeba jednocześnie podać nieprzekraczalny termin uregulowania należności oraz wskazać konsekwencje niewywiązania się z tego terminu, tj. skierowanie sprawy na drogę sądową.
Wezwania do zapłaty – podstawa prawna
Wezwanie do zapłaty to pismo, do wysłania którego ma prawo każdy wierzyciel – zgodnie z art. 476 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93). Przepisy nie określają jednak dokładnej formy ani treści takiego dokumentu. Nie regulują także kwestii, ile wezwań do zapłaty można minimalnie / maksymalnie wysłać.
Wezwania do zapłaty to pismo, które mają zmotywować dłużnika do uregulowania zaległych zobowiązań. Z punktu widzenia wierzyciela, stanowią dowód na podejmowanie prób polubownego odzyskania należności – wówczas, gdy wierzyciel zdecyduje się przekazać sprawę na drogę sądową.
Odpowiedź na wezwanie do zapłaty – co zrobić?
Często zdarza się, że dłużnik odpowiada już na pierwsze wezwanie do zapłaty (a w ostateczności przedsądowe wezwanie do zapłaty). Reakcja wierzyciela np. na wystosowane przez kontrahenta pismo może być różna – w zależności od tego, jak dłużnik zareagował na pismo.
Jeśli kontrahent deklaruje wpłatę należności w konkretnym terminie, należy poczekać na płatność. Jeżeli uchyla się od uregulowania należności, sprawę można przekazać firmie windykacyjnej lub od razu wstąpić na drogę sądową.
*Źródło: https://krd.pl/Centrum-prasowe/Informacje-prasowe/2018/Rosna-zatory-platnicze–Firmy-czekaja-na-pieniadze-o-3-tygodnie-dluzej
Wiedz więcej od konkurencji – Subskrybuj nasz darmowy newsletter
