W ciepłe, letnie dni pracodawca może zakupić dla pracowników orzeźwiające napoje i rozliczyć je w ramach kosztów przychodu. Przypominamy, jakie są różnice między kosztami firmowymi, a kosztami reprezentacji.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania, czy zabezpieczenia źródła przychodu. Wyjątkiem są koszty wymienione w art. 23.
Koszty reprezentacji, zgodnie z art 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyłączone są z kosztów uzyskania przychodu.
Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy jasno określają, że pracodawca powinien zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje. Nie są dokładnie sprecyzowane jakiego mają być rodzaju. Zatem prócz standardowej kawy i herbaty ujętych w Regulaminie Pracy, pracodawca może zakupić również wodę mineralną i inne orzeźwiające napoje, by polepszyć komfort pracy np. podczas letnich dni.
Według orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2012 r. za koszty reprezentacji uznaje się wydatki, które pełnią funkcje przedstawicielskie względem podatnika. Mają na celu:
- poprawić, kreować lub utrwalić wizerunek firmy,
- ułatwić nawiązywanie kontaktów biznesowych.
Zatem wydatki za usługi gastronomiczne (np. obiad z kontrahentem w restauracji), zakup żywności oraz napojów alkoholowych, będą uznawane za koszty reprezentacji.
